6 информационных систем, которые должна иметь успешная компания


Какие информационные системы управления должны быть в арсенале компании, которая хочет стать системной, достичь успеха и обойти своих конкурентов? Внедрив у себя эти 6 систем Ваша компания станет работать как часы и управлять ей будет одно удовольствие. up consulting

. 1. Система учета

Все результаты операций компаний (бизнес-процессов) должны своевременно регистрироваться в единую систему — систему учета. Какие операции подвергаются регистрации в учетной системе — это ваши доходы, расходы, различные начисления, и главное, денежные потоки компании. Все эти операции должны регистрироваться в надежной системе учета по заранее установленным правилам, которые вы для себя определили. Эти правила обычно называются «учетной политикой». Исходя из различных целей учета и его конечных пользователей различают учетную политику — управленческую, налоговую, бухгалтерскую. В качестве самой системы учета обычно используют автоматизированный софт типа 1С, Sap, Oracle, иногда и используют отдельные частные разработки и даже самописные программы учета. После того как налажена система учета — ее можно использовать для формирования нужной отчетности. Система учета со всеми нужными аналитиками (разрезами и детализацией) обеспечивает платформу для системы отчетности. Поэтому если учет будет не достоверный и не своевременный — то компания не сможет использовать эту информацию для принятия решений.

. 2. Система отчетности

Система отчетности является агрегированным результатом системы учета , т.к. базируется на данных учетной системы и эта информация прежде всего нужна управленцу компании и ее инвесторам. Система отчетности может быть и финансовой и не финансовой. Финансовая отчетность обычно стандартна и состоит из балансового листа, доходов и расходов и отчета о движении денег. Управленческая отчетность уже состоит не только из финансовых показателей и параметров, но и различные другие управленческие данные, как правило, более детализированные . Например, выработка на одного работника, средний чек, количество покупателей. Через отчетность руководитель может видеть результаты работы своей компании и после чего принимать взвешенные и обоснованные решения. Поэтому система учета и формы отчетности настраивается исходя из потребностей управленца в отчетности. Отчетность бывает не только по факту, но и значительная ее часть состоит из плановых данных. Например, когда в исполнении бюджета сравнивают план с фактом. А откуда же брать планы?

. 3. Система планирования

Без планирования не возможно ставить конкретные цели сотрудникам и направлять курс развития компании. Обычно планирование в компании реализовано в виде бюджетной модели (процесс бюджетирования) и целеполагания (спускаем планы продаж сверху вниз). Это позволяет нам ответить на вопросы: Каких целей нужно достичь? и Какие ресурсы для этого запланированы? А отслеживать исполнение планов и давать его оценку позволяют данные из вышеупомянутой системы учета, которая и дает данные по результатам операций нашей компании. В основе любой управленческой технологии планирование ставится в первую очередь, особенно мне нравится Цикл Демнига PDCA: «Plan-Do-Check-Act» — планирование-действие-проверка-корректировка. Этот цикл непрерывный и поэтому встраивая его у себя в компании — ваше планирование с каждым таким циклом становится более точным и уже можно будет «управлять будущим» — точнее какой-то его частью.

. 4. Система показателей

Объединяет все ключевые показатели деятельности (КПД), на которые ориентирована компания. У каждой компании есть свои цель. миссия, стратегия и задачи отдельных бизнес-единиц. Исходя из этих целей — разрабатываются измерители для оценки достижения этих целей. Как всегда говорит мой партнер по консалтингу Дмитрий Головинов: «… не измеряешь — не управляешь, не измеряешь — не улучшаешь…» Только измеряя нужные метрики можно управлять и улучшать деятельность компании — и делать это нужно непрерывно и на периодической основе. Кроме того, рекомендую мониторить не только сами ключевые показатели, но и причины (факторы), которые привели к такому результату. Это подпоказатели, которые вместе с главными показателями объединены в связанную систему и ведут к положительным либо отрицательным результатам главных показателей. Поиск и нахождение этих подпоказателей (факторов, причин) занимает большое время на анализ с использованием данных из отчетности, но результаты себя оправдывают в разы. Таким образом. управляя факторами и воздействуя через них по цепочке влияния на конечные показатели — мы не заметно улучшаем нашу компанию, этот процесс постепенный. Набор всех этих показателей задает требования к системе планирования и системе отчетности.

. 5. Система мотивации

Кто достигает целей и нужных показателей и как? Это наши сотрудники. Все-таки человеческий фактор — наиболее важный в бизнесе, и его не исключить. Но его можно направлять в нужную нам сторону для достижения запланированных результатов. Чтобы компания и люди, работающие в ней, смотрели в одну сторону. Система мотивации должна базироваться на системе ключевых показателей деятельности. Система КПД придает фокус действиям сотрудников и убирает неэффективные работы. Достигается это с помощью увязки доходов работника с его результатами, которые измеряются как мы уже говорили выше… Когда мы говорим о мотивации, мы говорим как о материальной стороне, так и о не материальной мотивации персонала. Это не только деньги в виде зарплаты, премий и бонусов, но и нематериальные вещи — в виде каких-либо поощрений, наград, признания и других не материальных благ для работника. Имея достаточно прозрачную, справедливую и понятную мотивацию, которая построена на базе КПД мы сможем приходить к запланированным результатам и достигать успеха. Поэтому такая связка «система планирования — система учета — система отчетности — система показателей — система мотивации» работает лучше всего.

. 6. Система бизнес-процессов

- это методики и описания, с помощью которых люди достигают нужных показателей. Людям нужно дать инструменты и инструкции как действовать правильно и системно в часто повторяющихся и важных операциях. Когда работники понимают и выполняют эти бизнес-процессы — то при прочих равных условиях мы обречены на достижение положительного результата. Еще одним условием качественного результата является «входящее сырье» процесса — это корректная и актуальная информация, исправно работающие инструменты, качественные материалы и т. д. Результаты бизнес-процессов, в свою очередь, дают отражение в систему учета, таким образом замыкая наш круг. P.S.: это краткий обзор, в котором мы показываем наше представление системной компании. Это то, чем обычно мы занимаемся в своей консалтинговой практике. Успешные проекты размещены у нас на сайте, и как к этому прийти мы Вам расскажем в наших следующих подкастах. Автор: Асхат Ибрагимов.

comments powered by HyperComments

Тэги: , , , , , , , ,